*ANEXO I: COMUNICACIÓN SOBRE EL CANAL DE DENUNCIAS DE LA ENTIDAD
*ANEXO II: FORMULARIO A CUMPLIMENTAR POR EL DENUNCIANTE
*ANEXO III: MODELO A CUMPLIMENTAR AL RECIBIR LA DENUNCIA
*ANEXO IV: ACUSE DE RECIBO
| Actuación | Redactado y revisado por: | Aprobado por: |
| Cargo | COMPLIANCE OFFICER | Consejo de Administración |
| Firma |
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| Chari Ruiz Samos | Rafael Sanchez-Lozano |
| CONTROL DE CAMBIOS | ||
| Edición | Fecha | Modificaciones efectuadas |
| 2 | 02/2023 | Adaptación a la Ley 2/2023, 20 de Febrero reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción. |
1.-INTRODUCCIÓN
La entrada en vigor el 23 de diciembre de 2010, de la Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio, ha supuesto la modificación del Código Penal, introduciendo como una de las principales novedades la posibilidad de declaración de responsabilidad penal de las personas jurídicas para el caso de que incurran en alguno de los tipos penales susceptibles de ser cometidos por un ente jurídico (numerus clausus), de conformidad con lo dispuesto en el artículos 31 bis a 31 quinquies de nuestro Código Penal.
Desde fecha 20 de febrero de 2023, se aprueba la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (que traspone la Directiva (UE) 2019/1937 de whistleblowing o «canal de denuncias»), pasa a ser obligatorio conceder a las personas que trabajen en el sector privado o público la posibilidad de informar sobre cualquier práctica irregular de la que tengan conocimiento, asegurando la protección y la confidencialidad de la persona informadora que no podrá sufrir represalia alguna.
A estos efectos, y con la finalidad de evitar dicha imputación penal, se han desarrollado un conjunto de mecanismos para garantizar el adecuado cumplimiento de las obligaciones impuestas por el legislador en esta materia penal, fiscal etc por parte de las personas jurídicas, en concreto una serie de pautas de organización y cumplimiento para las empresas que, se engloban en los denominados Protocolos de la Prevención de la Responsabilidad Penal, o denominados en el ámbito internacional como “Corporate Compliance” dentro de los cuales, se incardina el presente Reglamento del Canal de Denuncias, como guía destinada al desarrollo de sus funciones por parte del Oficial de Cumplimiento o “Compliance Officer”, en el cumplimiento de los referidos planes de prevención Penal.
2.-OBJETIVO DEL CANAL DE DENUNCIAS
Como anexo al Plan de Prevención Penal de JALSOSA S.L., el Canal de Denuncias y el presente Reglamento constituyen un mecanismo preventivo más, cuya finalidad es informar al Compliance Officer de todos aquellos hechos que puedan constituir infracción penal y respecto de los cuales se precise el correspondiente examen e investigación para prevenir y evitar la responsabilidad penal de la persona jurídica.
El presente Reglamento establece la gestión de dicho Canal de Denuncias, a través del cual como ahora se expondrá, se comunicará al Officer las violaciones del Código de Ético, conflictos de interés y cualquier otra circunstancia que pueda comprometer a la empresa desde el punto de vista Penal.
3.- ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este Reglamento es aplicable a toda persona física o jurídica que guarde algún tipo de relación con JALSOSA S.L. Por tanto, todos los empleados de la empresa, así como el Consejo de Administración tendrán a su disposición el Canal de Denuncias, a través del cual podrán comunicar irregularidades relacionadas con:
El presente Reglamento se establece para garantizar que, de formularse una denuncia o queja a través de la vía oportuna (Canal de Denuncias), se proceda de forma profesional y confidencial a su estudio, adoptando las medidas oportunas para proteger los intereses de la empresa y el cumplimiento efectivo de las disposiciones legales y normas de la Sociedad.
4.-DESTINATARIOS DEL CANAL DE DENUNCIAS
JALSOSA S.L. cuenta con dos posibles usuarios del Canal de Denuncias:
A pesar de que, en un primer momento, el Canal de Denuncias se encuentra dirigido únicamente al personal de JALSOSA S.L., se ha valorado por parte de la propia empresa que sea aplicable a cualquier tercero con que tenga relación con la empresa en los términos previamente expuestos.
En este contexto, podemos decir que puede denunciar cualquier persona que tenga sospechas o indicios razonables de la comisión de alguna irregularidad o actuación contraria a la legalidad, o del incumplimiento de compromisos u obligaciones contractuales asumidos o de la normativa interna, así como cualquier tipo de conducta irregular, ilícita o delictiva.
5.- PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE Y DEL DENUNCIADO
En cualquier denuncia que se tramite se han de respetar los derechos y garantías de los denunciantes, víctimas y testigos.
A este respecto, será el Compliance Officer el que garantizará que todas las denuncias recibidas se analicen de forma independiente, profesional, anónima y confidencial, garantizando la identidad tanto del denunciante como del denunciado/os, manteniendo informadas tan solo a las personas estrictamente necesarias en dicho proceso. En este sentido, estarán protegidos frente a cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por motivo de las denuncias realizadas.
Igualmente, para asegurar la confidencialidad de todo este procedimiento será imperativo que todas las personas que tengan conocimiento de las denuncias que se realicen a través del Canal de Denuncias guarden obligatoriamente secreto sobre la identidad de la persona denunciante, víctimas y testigos (en el caso de que los hubiera) e incluso el denunciante podrá hacer la denuncia de forma totalmente anónima. No se procederá a aplicar ningún tipo de medida o represalia, ya sea directa o indirecta, contra la persona que realice una denuncia de buena fe. Sin embargo, en el caso contrario sí que se podrán adoptar las medidas sancionadoras.
En cuanto al denunciado, es importante recalcar que durante todo la tramitación de la denuncia y el consiguiente procedimiento que ésta conlleva, se respetarán sus derechos, especialmente la presunción de inocencia, el derecho de defensa y el principio de contradicción. Del mismo modo, la empresa se encargará de mantener en secreto la identidad de la persona denunciada.
En el supuesto de que se confirmase que, tanto la persona denunciante como la denunciada, han sido objeto de represalias, los autores de las mismas serán objeto de investigación y, en caso de resultar procedente, de sanción.
6.-RESPONSABLE DEL CANAL DE DENUCIAS, el “COMPLIANCE OFFICER”
El Canal de Denuncias se desarrollará bajo la estricta responsabilidad del Compliance Officer, cuyas funciones consistirán en la correspondiente gestión, investigación y decisión de los expedientes originados como consecuencia de aquellas denuncias, verosímiles y con un mínimo fundamento que, se hayan puesto en su conocimiento a través del canal de denuncias. Entre las funciones del Compliance Officer podemos referirnos a las siguientes:
Las funciones del responsable del canal de denuncias son:
7.-INFORMACIÓN A LOS USUARIOS SOBRE EL CANAL DE DENUNCIAS
El conocimiento de la existencia del Canal de Denuncias por todo el personal de JALSOSA S.L. es esencial para la consecución de sus fines, pudiendo informar de su funcionamiento por medio de:
Será obligatorio poner en conocimiento de los usuarios del Canal de Denuncias el carácter estrictamente confidencial de las denuncias recibidas, garantizando la preservación de los datos del denunciante o anonimato y los datos del denunciado así como que el acceso a las mismas sólo estará permitido a personas estrictamente necesarias en dicho proceso.
Esa confidencialidad permitirá que el Compliance Officer pueda asegurar que no se cometa ningún tipo de represalia contra las personas que formulen las quejas o denuncias, exceptuándose exclusivamente aquellos supuestos en que se acredite la mala fe del denunciante, pudiendo adoptarse en este caso las medidas sancionadoras o disciplinarias que legalmente correspondan.
(Se adjunta como ANEXO I modelo de comunicación sobre el Canal de Denuncias).
8.-FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS
El procedimiento en el Canal de Denuncias se articula en las siguientes fases:
1.- Comunicación de actuaciones irregulares mediante denuncia: medios técnicos y requisitos mínimos de denuncia.
2.– Gestión de la denuncia: recepción, remisión y clasificación por el Compliance Officer.
3.- Admisión e investigación de los hechos denunciados o Archivo de la Denuncia.
4.- Conclusión del procedimiento con imposición de la sanción que corresponda y, en su caso, información al denunciante.
8.1.- COMUNICACIÓN DE LAS ACTUACIONES IRREGULARES: medios técnicos y requisitos mínimos de la denuncia.
8.1.a) Medios técnicos para hacer la denuncia.
A los efectos de dotar al Canal de Denuncias de una mayor eficiencia y simplicidad, así como para facilitar a los miembros de la organización de la interposición de denuncias, se establece que sea el Compliance Officer el único responsable de dicho Canal, si bien todo empleado que conozca la existencia de una conducta irregular o incumplimiento o vulneración de la legalidad o normativa interna de la Sociedad deberá reportar inmediatamente ésta o bien a su superior jerárquico o directamente al Compliance Officer.
Los medios con los que cuenta el personal de JALSOSA S.L. para efectuar la denuncia, y que estarán operativos las 24 horas del día durante los 365 días del año, son los siguientes:
La denuncia se formulará de la manera más descriptiva y detallada posible, facilitando de esta forma la identificación de la/las persona/s implicada/s o departamento/s implicado/s, para adoptar las medidas de investigación que resulten procedentes.
(Se adjunta como ANEXO II un modelo de formulario de denuncia.)
8.1. b) Requisitos mínimos de la denuncia.
La formulación de la denuncia exige una serie de requisitos mínimos que configuren su verosimilitud, y justifiquen su posterior investigación en caso de que sea necesario, así:
En el caso de que se identifique el denunciante, deberá facilitar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono al que, en su caso, pueda dirigirse el receptor de la denuncia de forma confidencial, para formular las preguntas que estime necesarias y convenientes en relación con los hechos denunciados.
Se debe tener presente que, con carácter previo al envío de la denuncia, es necesario que el denunciante haya confirmado que consiente que sus datos personales serán objeto de tratamiento y protección conforme a la normativa sobre protección de datos de carácter personal, quedando igualmente protegidos los datos personales que se proporcionen de la persona denunciada.
De modo que, como requisito previo para poder presentar una denuncia se requerirá que el denunciante haya confirmado que ha sido debidamente informado del funcionamiento del Canal de Denuncias.
8.1. c) Denuncias falsas
Con el propósito de prevenir y evitar el uso fraudulento del Canal de denuncias se establece la prohibición expresa del envío de denuncias falsas.
En este contexto, podemos entender que nos encontramos ante una denuncia falsa cuando la misma contenga datos falsos, carezca de justificación o responda de forma clara a la mala fe del denunciante faltando a la verdad y con un claro ánimo de perjudicar al denunciado. Por tanto, en caso de apreciarse la remisión de una denuncia falsa, y al margen de la comunicación de su inadmisión, se podrán llevar a cabo las medidas disciplinarias que se estimen oportunas.
8.2.- GESTIÓN DE LA DENUNCIA: recepción, remisión y clasificación.
8.2.a) Recepción de la denuncia.
Como hemos mencionado previamente, los empleados pueden presentar sus denuncias directamente al Compliance Officer, o bien a un superior jerárquico quien la pondrá en conocimiento de éste último, de modo que será el Responsable de Cumplimiento Penal quien una vez recibidas en el Canal las quejas planteadas, se encargará de los trámites posteriores correspondientes a la admisión y clasificación de las mismas y la elaboración de un informe. La empresa recomienda que se presenten las denuncias a través del canal habilitado (enlace en la web de la empresa o a la dirección de email canaldedenuncias@jalsosa.com) con el objetivo de que consten registradas en este todas las denuncias presentadas.
Con la finalidad de recopilar todos los datos necesarios para la investigación de los hechos, poder valorar la denuncia adecuadamente y poner en práctica las medidas oportunas, la denuncia debe contar con los requisitos mínimos que hemos mencionado en el apartado 7.1.b. Sin embargo, si la denuncia no reúne los requisitos mínimos demandados para iniciar el proceso de investigación de los hechos, y esta situación no puede ser subsanada por el denunciante, se acordará el archivo de la denuncia por el Compliance Officer.
Una vez recibida la denuncia, el Compliance Officer remitirá de forma inmediata al emisor de tal comunicación un acuse de recibo señalando la recepción de la denuncia, con indicación de que los datos personales del denunciante y de la persona denunciada serán objeto de tratamiento y protección conforme a la normativa sobre protección de datos de carácter personal. Posteriormente, se le asignará un número de referencia al expediente de esta denuncia y el Compliance Officer procederá a su estudio previo para determinar si procede o no su admisión en un plazo máximo de 7 días laborables.
8.2.b) Clasificación de las Denuncias
Tras la recepción de las denuncias, el Compliance Officer deberá proceder a su clasificación en función de su importancia, dando prioridad a las denuncias que puedan tener una mayor repercusión para JALSOSA S.L. si no se aplican las medidas procedentes.
Se clasificaran como:
Con carácter posterior a la admisión de la denuncia, el Compliance Officer deberá cumplimentar un modelo (ANEXO III) en el que describa la comunicación recibida, clasifique la denuncia según su gravedad y determine a quien debe informar de su existencia (al Consejo de administración, al Jefe de Departamento, a Recursos Humanos, etc).
8.3.- INVESTIGACIÓN DE LA DENUNCIA O ARCHIVO DE LA MISMA.
8.3.1) Instrucción realizada por el Responsable de Cumplimiento Penal.
7.3.1.1) Comunicación con el Denunciante para recabar datos sobre los hechos objeto de Denuncia siempre que se haya identificado.
8.3.1.2) Investigación de los hechos denunciados:
Una vez admitida la denuncia, el Compliance Officer procederá con toda la información que haya reunido a incoar un expediente para la averiguación de los hechos y la redacción de un posterior informe sobre el procedimiento. El plazo máximo de duración de esta fase de investigación será de 3 mes, aunque para aquellos supuestos que susciten una mayor complejidad el citado plazo se ampliará a 3 meses.
Con la finalidad de realizar este proceso de la forma más diligente posible, el Responsable de Cumplimiento Penal, podrá llevar a cabo cuantas actuaciones de investigación estime convenientes, sirviéndose de todos los recursos materiales y humanos de los que se disponga y empleando el tiempo necesario para la averiguación de los hechos acontecidos. Para lograr este objetivo, será necesario establecer:
Para la práctica de las actuaciones de investigación, y ante la necesidad de recabar información interna, todo el personal de JALSOSA S.L. deberá prestar la máxima colaboración guardando la confidencialidad sobre las informaciones de las que tengan conocimiento.
Asimismo, el Officer asegurará en todo momento la confidencialidad de la instrucción del expediente y su contenido, así como de las personas involucradas (denunciante/denunciado) en la investigación.
8.4.- CONCLUSIÓN DE LA DENUNCIA: Remisión al Órgano de Dirección para la valoración de la sanción correspondiente y, en su caso, información al denunciante.
Cuando haya finalizado la fase de investigación, el Responsable emitirá un informe de conclusiones que contenga una relación clara de los hechos, decisiones y recomendaciones. Este Informe de Investigación deberá recoger:
Si tras la investigación, el Officer concluye que los hechos denunciados no suponen una infracción de la legalidad vigente o de la normativa interna de la empresa, procederá a desestimar la denuncia archivando mediante una decisión motivada que notificará al denunciante.
Por el contrario, si el Officer considera que concurren indicios razonables de la existencia de una acción u omisión contraria a la legalidad o normativa interna de la entidad por parte de uno o varios empleados, adoptará las siguientes medidas:
Conforme a lo expuesto, se establecerá que un plazo estimado de 3 meses para estimar las medidas dirigidas a minimizar los efectos perjudiciales que produjeron los hechos en que consistía la denuncia, salvo que, por cuestiones debidamente justificadas.
9.-ELABORACIÓN DE INFORMES PERIÓDICOS.
Con el fin de examinar el correcto funcionamiento del Canal de Denuncias, el Compliance Officer elaborará un Informe Anual en que se detallarán las estadísticas de dicho periodo:
En lo que respecta, a las denuncias archivadas sin investigación por no cumplir los requisitos mínimos, el Responsable de Cumplimiento Penal realizará un Informe Anual en el que detallará de forma sucinta los motivos de rechazo de las mismas.
ANEXO I
COMUNICACIÓN SOBRE EL CANAL DE DENUNCIAS
La Sociedad JALSOSA S.L. pone a disposición de sus empleados un canal de denuncias interno para la comunicación de conductas relacionadas con las violaciones del Código de Ético, Conflictos de Interés y cualquier tema relacionado con el incumplimiento de la legalidad o normativa interna de la Sociedad, y situaciones o hechos que requieran la atención del Consejo de Administración.
Para realizar estas comunicaciones al Responsable de Cumplimiento Penal se pueden utilizar la siguiente vía:
El acceso a la información recibida a través de estos medios es restringido y limitado al Responsable de Cumplimiento Penal, garantizando la confidencialidad tanto del denunciante como de los hechos denunciados, de modo que cualquier comunicación dirigida al Responsable de Cumplimiento Penal será tratada como estrictamente confidencial.
Así mismo, JALSOSA S.L. garantiza que la persona que comunique cualquier tipo de información por esta vía no será objeto de ninguna acción de represalia o medida disciplinaria en el derecho que le asiste de realizar comunicaciones, suministrar informaciones o de asistencia en un proceso de investigación.
ANEXO II
FORMULARIO A CUMPLIMENTAR POR EL DENUNCIANTE
Fecha de la Denuncia:.. ………………………………………………..
Identificación del Denunciante: *
Nombre y Apellidos:……………………………………………………..
Teléfono:…………………………………………………………………
Correo electrónico:……………………………………………………….
(*Solo en el caso de realizar la denuncia identificándose)
Descripción de los hechos objeto de queja o denuncia: (hechos, lugar, personas implicadas, áreas o departamentos afectados medios empleados, otros datos de interés):
Fecha de comisión de los hechos:…………………………………….
¿Afecta a clientes?
□ SI
□ NO
¿Puede ocasionar perjuicio económico?
□ SI
□ NO
Cuantía aproximada del perjuicio económico: ………………………
Documentación Anexa: ………………………………………………..
ANEXO III
MODELO A CUMPLIMENTAR AL RECIBIR LA DENUNCIA
Descripción de la comunicación recibida:
Clasificación:
□ Muy Grave
□ Grave
□ Leve
Comunicación al:
□ Órgano de Administración:
□ Otro (especificar):
ANEXO IV
ACUSE DE RECIBO DEL REGLAMENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS
D/Dña. …………………………………………..…… designado/a como Compliance Officer mediante el presente acuse de recibo, declaro haber leído y comprendido el Reglamento del Canal de Denuncias, acepto su contenido y me comprometo a cumplir y respetar sus términos y condiciones.
Firmado: ………………………
Fecha: ………………………….
